01. Januar 2016

Mobiles Arbeiten

Erstellt: 04. August 2016

Speziell im handwerklichen Bereich sind Geschäftsführer und Mitarbeiter ständig auf Baustellen, die Büro-Organisation muss darunter leiden. Eine mobile App kombiniert mit mobiler Zeiterfassung kann Abhilfe schaffen.

Es war schon immer so: Im Ausbauhandwerk sind die Mitarbeiter dauernd auf Baustellen unterwegs und auch der Chef ist nicht den ganzen Tag in seinem Büro anzutreffen. Früher bedeutete das viele zusätzliche Kilometer Strecke, wenn Besonderheiten und Probleme zu klären waren.
Wichtige Dokumente waren beim Kundengespräch vor Ort nicht vorhanden, weil der Aktenordner im Büro war. Und abends stapelten sich die Zettel mit den handschriftlichen Arbeitszeiteintragun-gen. Heute dagegen gibt es eine Vielzahl von Möglichkeiten, vom Büro aus oder auch unterwegs mobil den Betrieb zu organisieren.

Keine Spielerei: die Winworker App
Dirk Sander, Geschäftsführer der Winworker Software: »Wir haben festgestellt, dass bei Handwerkern ein großer Bedarf besteht, den Betrieb jederzeit im Griff zu haben – auch wenn man gerade unterwegs ist. Unsere App — kombiniert mit der mobilen Zeiterfassung — erfüllt genau diese Funktion.«
Mitarbeiterübersicht, Adressen im Umfeld, Projektdokumente - diese App ist keine Spielerei, die nach einmaligem Runterladen und Ausprobieren nie mehr genutzt wird. Vielmehr helfen die verschiedenen Anwendungen täglich weiter: Die Mitarbeiterübersicht zum Beispiel wird direkt aus den Daten der mobilen Zeiterfassung gespeist. Die Mitarbeiter vor Ort buchen auf herkömmlichen Handys mit wenigen Eingaben ihre Tätigkeiten, die sofort online übertragen werden.

Alle Dokumente im Blick
Fassadenspezialist Udo Gend aus Gelsenkirchen nutzt die Mitarbeiterübersicht in seinem iPhone intensiv: »Ich gucke mehrfach am Tag und auch unterwegs drauf, wer mit welchem Arbeitsschritt auf den Baustellen beschäftigt ist. Dadurch spare ich jede Menge Kilometer und schone meine Nerven.«
Auch wenn der Chef gerade nicht im Büro ist, hat er Einsicht in die gesamte Bauakte, also alle in der Software zentral gespeicherten Dokumente zum Projekt oder zu einer Kundenadresse - seien es Angebote, Aufmaße, Rechnungen oder der Hinweis auf offene Posten. Selbst der Posteingang lässt sich abrufen. In der Sammelmappe sind Notizen, Excel-Dateien, Fotos und vieles mehr festgehalten. Es ist auch möglich, sich auf dem iPhone oder iPad Kundenadressen in der näheren Umgebung anzeigen zu lassen — was besonders praktisch ist, wenn man bei einer Vorabbesichtigung beispielsweise nach Referenzobjekten in der Nähe gefragt wird. So sind schnell passende Adressen parat und der Meister kann seinem Kunden überzeugende Beispiele seiner Arbeit in der Nähe nennen.

Die iPhone App
Diese App enthält jetzt auch einige neue Formulare. Zum Beispiel das Formular »Materialanlieferung«: Es ist blitzschnell auszufüllen und zu versenden. Der Mitarbeiter auf der Baustelle oder im Lager ergänzt mit wenigen Klicks die Angaben zu Projekt und zum Lieferant, erstellt eventuell kurz eine Notiz und schickt die Informationen dann per iPhone oder Handy an die Software. Auch Formulare für Kunden- oder Interessenteninfos, Checklisten, Schadensmeldungen, Reklamationen und vieles mehr sind möglich.
Um umfangreiche Baustellenarbeiten stets im Griff zu haben, ist das Führen eines Bautagebuchs immer hilfreich. Auch das geht mit einem neuen Formular für iPhone und iPad oder Zeiterfassungs-Handy digital und direkt auf der Baustelle. Neben allgemeinen Angaben zum Projekt mit Datum und Anzahl der Mitarbeiter ist es möglich, die Wetterverhältnisse vor Ort für jeden Tag festzuhalten. Diese und weitere Formulardaten können online übertragen und zum Projekt abgelegt werden.

Zeiten auf der Baustelle erfassen
Zudem bietet die Winworker App eine Anbindung an die Materialstammdaten in der Software. Damit ist die Verwaltung der Materialien auch von unterwegs kinderleicht! Das iPhone wird dabei zum Barcode-Scanner: Einfach mit der integrierten Kamera den Barcode erfassen — und schon liefert das iPhone alle Informationen zu diesem Artikel: Name, Lagerbestand, Sicherheitsdaten-blätter und vieles mehr.
Und umgekehrt funktioniert der Ablauf genauso reibungslos. Die mobil erfassten Daten lassen sich nahtlos in das Programm übertragen oder einfach auf einem anderen Gerät mobil einsehen. So etwa eine Liste der auf einer Baustelle verbrauchten Materialien, um zum Beispiel eine weitere Bestellung anzustoßen.
Arbeitszeiten lassen sich mit einem robusten, baustellenfähigen Handy ganz leicht und sicher erfassen. Der Mitarbeiter vor Ort wählt in einer Liste eine der für das aktuelle Projekt voreingestellten Tätigkeiten – und schon läuft die Zeit. Automatisch werden die Daten online direkt auf den Büro-PC übertragen. Ingo Griesbach aus Baden-Baden: »Abtippen, korrigieren, Fehler suchen, all das ist Vergangenheit. Am Monatsende kann alles mit einem Klick an die Lohnsoftware übergeben werden.«

Schnelligkeit und Flexibilität
Zudem ist alles rechtssicher dokumentiert und er weiß minutengenau, wie es gerade auf den Baustellen läuft: Er kann in der Aktivitätsübersicht auf dem Rechner im Büro und unterwegs auf seinem iPhone oder — noch komfortabler — auf dem iPad sehen, wie die Projekte in der Zeitplanung liegen und welcher Mitarbeiter gerade womit beschäftigt ist. »Ich sehe sofort, ob Kapazitäten frei werden und ob ich die Mitarbeiter bald schon anderweitig einsetzen kann.«
Mit dem Handy können nicht nur die Arbeitszeiten gebucht werden, sondern auch anfallende Zusatzarbeiten. „Entdeckt einer meiner Mitarbeiter zum Beispiel unerwarteten Schimmelbefall, kann er mir das über eine freie Texteingabe melden. Er kann auch ein Foto machen — und dann per Knopfdruck ins Büro schicken. Ich kann dann schnell entscheiden, was zu tun ist. Gleichzeitig ist alles für die Abrechnung mit dem Kunden dokumentiert«, so Griesbach.

Materialverbrauch vor Ort
Auch für die Erfassung des Materialverbrauchs auf den Baustellen gibt es zahlreiche Möglichkeiten für eine direkte mobile Erfassung via Barcode-Scanner oder mit speziellen handlichen Erfassungsgeräten. Über die Winworker Software kann die Bestellung exakt gesteuert werden. So bleibt der Materialfluss immer im Blick, nichts wird zuviel bestellt, alles ist zur rechten Zeit am rechten Ort. Die mobile Technik bietet vielfältige Möglichkeiten, stressfreier zu arbeiten sowie Zeit und Kosten zu sparen.

@www.winworker.de