Organisation? Alles im Griff!
- Erstellt: 04. August 2016
Der Trocken- und Akustikbauer Olaf Brückner ist mit seinen drei Mitarbeitern in Hamburg und Umgebung in Sachen Innenausbau sowie im Schall- und Brandschutz unterwegs. Seine Branchensoftware unterstützt ihn bei der Organisation seines Betriebs.
Wir treffen Olaf Brückner auf der Baustelle: In dem Privathaus sind er und ein Mitarbeiter gerade dabei, eine Trennwand in Trockenbauweise einzubauen Die Arbeit geht zügig voran, das Team ist eingespielt. Schon bald wird er dieses Projekt abschließen können. Es ist einer von den kleineren Aufträgen – kein Problem, den organisatorischen Überblick zu behalten.
Häufig ist er auch länger mit einem Auftrag beschäftigt, wie zum Beispiel neulich: Da gingen die fünfmonatigen Arbeiten in einem großen neuen Wohnobjekt zu Ende, bei dem es galt, in mehreren Wohnungseinheiten den kompletten Innenausbau von Vorsatzschalen und Rohrkästen bis hin zur Dachdämmung und Verkleidung der Decken mit Gipskarton durchzuführen. »Ich habe im Laufe der Zeit gemerkt, dass wir ein Instrument brauchen, um die geleisteten Stunden besser überwachen zu können, sonst werden aus den kalkulierten Sollstunden leicht mehr«, stellt Brückner fest.
Einfache Lohnabrechnung
Er hat daraufhin die Stundenmitschreibung passend zu seiner Branchensoftware Winworker angeschafft. Mit diesem Instrument ist es möglich, alle Stunden sauber zu erfassen und nach unterschiedlichen Gesichtspunkten auszuwerten. Brückner: »Ich drucke hierfür die Stundenzettel aus der Software aus. Die Mitarbeiter füllen sie aus und reichen sie wöchentlich ein, ich erfasse dann die Stunden im PC.« Schnell wird klar, wie sich die »Ist-Stunden« im Vergleich zu den geplanten Zeiten verhalten, so dass der Trockenbauer gleich sehen kann, wo etwas aus dem Ruder läuft. Aber nicht nur für die Nachkalkulation sind die Arbeitszeitdaten wichtig, sondern auch die Lohnabrechnung wird vereinfacht: »Die Daten sind perfekt aufbereitet und ich kann sie am Monatsende pünktlich an meinen Steuerberater für die Gehaltsabrechnung weiterleiten.«
Übersicht ohne Papierkram
Gleichzeitig mit der Stundenmitschreibung wurde auch die Materialmitschreibung angeschafft, damit Brückner auch hier den Überblick behält. Schon immer hat der Handwerker darauf geachtet, dass er schwarze Zahlen schreibt. Jetzt möchte er aber genauer wissen, an welchen Schrauben gedreht werden muss, um mit dem Betrieb noch erfolgreicher zu sein.
Olaf Brückner hatte das Programm zunächst für die Auftragsabwicklung angeschafft. Ganz gleich, ob es sich um eine schicke Ladeneinrichtung oder eine ausgefallene Innenraumgestaltung im Einfamilienhaus handelt – am Anfang stehen das Beratungsgespräch beim Kunden und das Aufmaß. »Im tabellarischen Aufmaß von Winworker habe ich sogar die Möglichkeit, schon Teilmengen für eine Abschlagszahlung heranzuziehen, etwa wenn eine Seite einer Wand schon beplankt ist« so der Trockenbauer. Hier wird deutlich, dass die Programmteile eng miteinander verzahnt sind: Die Massen des Aufmaßes werden von der Software zur Erstellung des Angebots herangezogen.
Individuelle Anpassung
Die dazugehörigen Leistungstexte kann sich Brückner dank der Anbindung an die Herstellerkataloge von Anbietern wie beispielsweise Knauf und Rigips gleich online abrufen, individuell anpassen sowie in seinem Leistungsverzeichnis abspeichern. Somit hat er diese Texte für alle künftigen Arbeiten immer wieder zur Hand. »Wenn man die riesige Menge an Materialvarianten immer wieder selbst eingeben müsste, wäre das sehr aufwendig. Zusammen mit dem Datenaustausch mit Architekten über die GAEB-Schnittstelle ist das eine große Erleichterung gegenüber früheren Zeiten«, freut sich Brückner.
Rechnungen werden mit einem Klick aus dem Angebot generiert. »Wenn ich abends nach der Arbeit auf der Baustelle die Abrechnung mache, können sich so keine Fehler mehr einschleichen: Alle Massen werden übernommen, und ich kann die Langtexte aus dem Angebot mit einem Klick in Kurztexte umwandeln, damit das Rechnungsdokument noch übersichtlich bleibt.«
Vorteile beim Kundengespräch
Am Schluss können automatisch Hinweise, wie zum Beispiel die steuerliche Abzugsfähigkeit der Leistungen, eingefügt werden. »Wenn ich als Subunternehmer arbeite, ist auch hier der passende Text vorformuliert verfügbar, so kann ich nichts mehr vergessen«, resümiert Brückner, bevor sein iPhone klingelt. Das Smartphone nutzt er derzeit allerdings nicht nur zum Telefonieren, er hat sich auch die Demoversion der WinWorker App zum Testen heruntergeladen. Sie bietet zahlreiche Möglichkeiten, den Betrieb auch unterwegs zu organisieren (siehe Kasten unten). »Ich finde toll, dass ich alle Dokumente zu meinen Projekten auf meinem Smartphone ansehen kann. Das hat mir schon in Kundengesprächen weitergeholfen, weil ich nicht extra ins Büro musste, um den Projektordner zu holen.«
Abbildungen: 1.-5. Winworker Ausgabe: 10/2012
