02. Juli 2019

Digitalpionier ausgezeichnet

Die Haussmann GmbH ist auf dem Weg zur komplett digitalen Buchhaltung

Marcus Ruetz, Geschäftsführer der Haussmann GmbH, ist kein IT-versessener Nerd, der Digitalisierung aus lauter Liebe zu Bits und Bytes vorantreibt. Er ist mit Leib und Seele Unternehmer und trägt als Chef Verantwortung für mehr als 80 Mitarbeiter. Digitale Werkzeuge nutzt er so, dass diese ihm Zeit sparen und sein Unternehmen voranbringen.

Diese Haltung und der Auftritt seines Unternehmens im Internet, in Social Media und der Aufbau eines eigenen Messenger-Systems haben ihm 2019 eine Anerkennung im vom Bundesverband Ausbau und Fassade ausgelobten Wettbewerb „Stuckateur des Jahres“ für den Bereich Digitalisierung eingebracht.
Zwei große IT-Projekte treiben ihn und seinen kaufmännischen Geschäftsleiter, der bei der Digitalisierung den Hut aufhat, derzeit um: Die Digitalisierung der Buchhaltung und der weitere Ausbau des Haussmann-Messengers.

Bei der Digitalisierung der Buchhaltung geht es darum, Eingangs- und Ausgangsrechnungen komplett in einem digitalen Prozess zu verarbeiten. Vorher war der Prozess papierbasiert mit Buchungsstempeln für Ein- und Ausgang. Das entfällt jetzt. Alle Belege werden eingescannt und katalogisiert und erhalten einen digitalen Buchungsstempel. „Es fällt einiger Aufwand weg durch das beleglose Arbeiten“, betont Ruetz. Mit der Digitalisierung der Rechnungen geht auch eine Digitalisierung des kompletten Zahlungslaufes einher. „Wir geben die Ausgangsrechnung ein und dadurch ergibt sich ein Zahlungsplan, den man dann freigibt.

Dadurch erspart man sich den einen oder anderen Schritt der doppelten Eingabe“, beschreibt Ruetz den Prozess. Begonnen hat das Projekt vor knapp einem halben Jahr, seit wenigen Wochen sind alle Belege digital abrufbar und extern über RDP-Zugriff abbuchbar. Remote Desktop Protocol (RDP) ist ein proprietäres Netzwerkprotokoll von Microsoft für den Fernzugriff auf Windows-Computer.

Der neue Ablauf bringt vor allem Zeitersparnis. „Einen besseren Planungshorizont bringt es im Moment noch nicht. Es soll so sein, dass wir den Ist-Stand schneller bekommen, das ist aber noch in der Testphase.“ Auch auf analoge Art und Weise hat Ruetz aber einen sehr aktuellen Überblick über Ist und Soll, „das ist bei der Größe unseres Betriebs unbedingt notwendig.“

Die Hürden bei der Einführung waren eher menschlicher als technischer Art, Zuständigkeiten im Team mussten neu definiert und zugeordnet werden, vor allem deshalb, weil im Zuge der Digitalisierung große Teile der Buchhaltung outgesourced wurden. „Technisch war das aber kein großes Problem. Die Voraussetzungen waren schnell geschaffen.“

Thin Clients sorgen in Zukunft für mehr IT-Sicherheit

Um die komplette IT-Infrastruktur kümmert sich ein externer Dienstleister, er übernimmt die Rolle eines IT-Chefs. In Zusammenarbeit mit dem Dienstleister hat Ruetz auch entschieden, dass die komplette Infrastruktur umgestellt wird. „Wir brauchen eine neue Server-Umgebung und werden auf eine Client-Lösung gehen, bei der wir keine PCs mehr haben, sondern über Thin Clients oder Laptops von extern direkt auf einem Server arbeiten.“

Das heißt, es gibt keine Arbeitsplatzrechner mit eigenen Programmen für jeden Mitarbeiter, sondern den Zugriff auf einen eigenen Server, der vom externen Dienstleister gewartet wird. „Wesentlicher Bestandteil ist eine Hard- und Software-Firewall“, betont Ruetz. Das maximiert die Datensicherheit und schützt vor Hacker-Attacken. „Wir hatten in der Vergangenheit Probleme mit Spam, mit Mails, die in unserem Namen verschickt wurden und wollen so verhindern, dass sich unsere Mitarbeiter unbeabsichtigt Schadsoftware auf ihre Rechner holen.

Das wird dann über Zugriffsrechte auf dem Server gemanaged“, erläutert Ruetz die neue Lösung. Für eine Übergangszeit sollen zwei Systeme parallel laufen, wenn alles funktioniert, wird der bisherige Exchange-Server abgeschaltet.

Als Branchensoftware nutzt er M-Soft für Kalkulation und Baukonten, ansonsten Agenda für die Finanzbuchhaltung und Office-Programme in allen Schattierungen. Eine große Besonderheit ist aber nicht die Standardsoftware, sondern ein komplett eigenes Messenger-System. „Wir nutzen den Haussmann-Messenger für die Kommunikation im Büro und mit den Baustellen und stellen Informationen zum Betrieb ein, zum Beispiel Schulungstermine und betriebsinterne Veranstaltungen.

Integriert ist auch eine Cloud, in die wir technische Informationen hinterlegen mit Details zu Mitarbeiteraufträgen für die Baustelle“, beschreibt Ruetz die Lösung. Sie basiert auf dem Company Messenger des Anbieters Appby you aus Balgheim im Landkreis Tuttlingen auf der Schwäbischen Alb. Die Lösung inklusive Cloud ist auf Haussmann zugeschnitten und bietet eine abgespeckte Variante dessen, was beispielsweise mit Whatsapp möglich ist.

Aus Datenschutzgründen hat sich Ruetz gegen die Lösung aus dem Hause Facebook entschieden. „Der Messenger läuft auf dem eigenen Server, dort werden die Daten gespeichert. Sie können von uns gelöscht werden, niemand Externes hat darauf Zugriff, es liegt nicht irgendwo im Ausland.“ Außerdem gibt es die Möglichkeit, den Messenger nicht nur auf einem Handy oder einem Desktop oder Laptop, sondern auf beliebig vielen weiteren Geräten laufen zu lassen

Mitarbeiter identifizieren sich mit dem Haussmann-Messenger

Whatsapp hat zwar einen größeren Umfang, wichtiger war dem Unternehmen aus Weingarten aber eine individuelle Lösung mit eigenen Widgets für Tagesbericht, Rapporte, Bestellungen oder Dokumentation. „All das können wir im Messenger laufen lassen“, erklärt Ruetz hörbar stolz. Und die Mitarbeiter identifizieren sich damit, „jeder Mitarbeiter hat auf seinem Handy die Haussmann-App.“ Dabei sind wie zu erwarten die Jüngeren App-affiner als die Älteren. „Wir haben gemischte Kolonnen, in jeder ist einer, der sich damit gerne beschäftigt und die anderen mitzieht oder den anderen etwas erklären kann.“

Die Kosten für die Eigenprogrammierung halten sich in Grenzen, insgesamt hat die Entwicklung des Messenger-Systems gut 10000 Euro gekostet. „Das war für uns ein überschaubarer Betrag, wir bezahlen außerdem eine monatliche Lizenzgebühr.“ Für das Softwareunternehmen ist der Stuckateur- und Malerbetrieb ein wichtiger Pilotkunde im Handwerksbereich, die Erfahrungen sollen in die Weiterentwicklung des Produkts einfließen.

Doch Ruetz ist eben kein Nerd, für die Auseinandersetzung mit IT-Themen fehlt ihm im Tagesgeschäft oft die Zeit. Ein regelmäßiger Termin hilft, sich damit zu befassen: „Wir haben hausintern eine Gruppe gegründet mit den beiden Geschäftsleitern und den beiden kaufmännischen Azubis und treffen uns einmal in der Woche eine Stunde. Da beraten wir, was wir umsetzen wollen.

Außerdem haben wir im Messenger eine Gruppe mit Appby you, um Vorschläge einzubringen.“ Die kaufmännischen Auszubildenden sind Teil des Teams, weil sie jung sind und App-affin, „kaufmännische Azubis müssen lernen, wie man strukturiert und ordnet, wie neue Dinge in Prozesse eingepflegt werden, für die ist das Learning by Doing“, betont Ruetz.

Info

Die Haussmann GmbH ist ein im Jahr 1933 von Friedrich Haussmann gegründetes Familienunternehmen in Weingarten bei Ravensburg mit mehr als 80 Mitarbeitern. „Wir stehen für Werte wie Ehrlichkeit, Freundlichkeit, Geradlinigkeit und Qualität ein“ heißt es im Leitbild des Unternehmens. Geschäftsführer in der vierten Generation ist seit gut zwei Jahren Marcus Ruetz. Ausbau, Fassade und Gerüstbau verknüpft mit den Bereichen Putz, Stuck, Trockenbau und Farbe sind die Schwerpunkte. Zu den Kunden zählen private Bauherren ebenso wie Aufttraggeber der öffentlichen Hand und Bauträger. Im März 2019 hat das Unternehmen für sein Engagement in der
Digitalisierung eine Anerkennung im vom Bundesverband Ausbau und Fassade ausgelobten Wettbewerb „Stuckateur des Jahres“ eine der zwei dort vergebenen Anerkennungen erhalten.

Messenger sorgt für kürzere Reaktionszeiten bei Problemen

Die Stuckateure und Maler sind an der Entwicklung insofern beteiligt, als sie Feedback geben was gut funktioniert und was noch nicht so gut tut. „Da bekomme ich eher das Feedback von der Nutzung der digitalen Endgeräte“, berichtet Ruetz. Zwei Kolonnenführer arbeiten mittlerweile mit Tablets mit Touchscreen und können Bilder bearbeiten und Notizen aufnehmen. Wenn etwa jemand eine Vorsatzschale anfordert, können sie diese beschreiben, Maße angeben oder zeichnen und ins Büro schicken oder zu einem Techniker. „Das beschleunigt die Kommunikation“, ist Ruetz sicher.

Ihm selbst hilft der Messenger auch, wichtige Dinge sofort mitzubekommen. Mail ist dafür häufig zu träge. „Wenn die Mitarbeiter etwas per Messenger schicken weiß ich, das ist akut. Messenger hat für mich Priorität, ist quasi ein 110-Ruf.“ Die Lösung ist ein zentrales Instrument zur Digitalisierung der Baustellen-Dokumentation und -Organisation und der Mitarbeiteraufträge.

Die Mitarbeiter sollen alles online haben, Zugriff auf technische Details oder Gefährdungsbeurteilungen. „Das muss auch in Papierform trotzdem vorliegen, aber auch da wird das Papierlose Einzug halten“, betont Ruetz.

Sein Unternehmen nutzt die Lösung seit einem halben bis dreiviertel Jahr. Ein erster Testlauf erfolgte mit zwei Mitarbeitern in der Geschäftsstelle. Dort hat es sich bewährt, „wir nutzen das von Tag zu Tag mehr und intensiver und sind damit sehr zufrieden“, berichtet Ruetz. Im Büro sind es mittlerweile zirka zehn Benutzer, draußen auf der Baustelle nutzen es von den 80 Kollegen sicher 65, erklärt Ruetz.

Im Moment ist es ein Kommunikations- und Dokumentationswerkzeug. Die Erstellung kompletter Bautagebücher ist das Ziel, bis Mitte des Jahres soll es soweit sein. Im Moment fehlt dazu noch ein Widget für Bautagebuch und Rapport. Dafür müssen noch Formulare mit dazugehörigen Textbausteinen entwickelt werden.

Ihn hat vor allem die hohe Zeitersparnis durch Digitalisierung überzeugt. „Als Geschäftsführer muss ich nicht mehr so oft vor Ort sein, weil mir der Mitarbeiter die Dokumentation abnimmt.“ Und noch ein weiteres Plus: „Wir telefonieren weniger, haben nicht das Problem der Erreichbarkeit. Mit dem Messenger schicke ich die Nachricht, jeder kann sich die Zeit nehmen wann er sie hat. Ich kann dann entscheiden ob ich aus dem raus muss was ich mache oder nicht.“

Bevor das Messenger-System eingesetzt wurde, war Ruetz täglich fünf bis sechs Stunden unterwegs, jetzt sind es noch fünf bis sechs Stunden pro Woche. „Ich habe 20 bis 30 Stunden die Woche, die ich für Kunden, Lieferanten oder Partner nutzen kann.“ Ein weiterer Vorteil aus seiner Sicht: Für Taglohnarbeiten müssen wir nachweisen, wenn Mehrarbeit angefallen ist, und dass wir den Kunden informiert haben. Hier trägt das System zur Transparenz und Kundenzufriedenheit bei.“
Und was rät der Preisträger im Bereich Digitalisierung anderen Unternehmen, die sich mit dem Thema stärker befassen wollen: „Austauschen und netzwerken ist aus meiner Sicht das Wichtigste. Von den Erfahrungen Anderer lernen.“