Finanzamt ausbremsen

Die private Nutzung des Firmenwagens ist steuerpflichtig. Das führt immer wieder zu Streit mit dem Finanzamt, mitunter haben die Gerichte das letzte Wort. Was für Geschäftswagenfahrer hier wichtig ist.

Der Firmenwagen ist ein notorischer Knackpunkt bei jeder Betriebsprüfung. Es geht häufig darum, ob die Abrechnung der privaten Fahrten korrekt ist. Ein Hintergrund: Viele Unternehmer entscheiden sich dafür, ein Fahrtenbuch zu führen. Sie dokumentieren lieber alle Wegstrecken, statt pauschal nach der Ein-Prozent-Methode zu versteuern. Doch Unternehmer müssen aufpassen: Zum einen entstehen durch die Nutzung der neuen elektronischen Fahrtenbücher enorm viele Daten, die auch gespeichert werden. Vor allem wenn die GPS-Funktion eingeschaltet ist, sind die Vorgaben der Datenschutz-Grundverordnung und des Bundesdatenschutzgesetzes zu beachten. Denn die Mitarbeiter können damit permanent überwacht werden. Das sehen Experten kritisch und raten dazu, sich im Zweifel von den Beschäftigten eine Einverständniserklärung einzuholen – oder die Funktion auszuschalten.

Fahrtenbücher einfach und sicher führen

Doch auch das Finanzamt stellt hohe Anforderungen an die Fahrtenbücher. Bei unvollständigen Aufzeichnungen oder bei gravierenden Fehlern drohen hohe Nachzahlungen. Dann kann der Betriebsprüfer die gesamte Führung in Frage stellen – mit der Folge, dass die pauschale Ein-Prozent-Methode anzuwenden ist. Die Aufzeichnungen müssen dokumentieren, wie sich die privaten und die geschäftlichen gefahrenen Kilometer des Firmenchefs und der Mitarbeitenden aufteilen. „Jedes Fahrtenbuch ist ununterbrochen zu führen. Es genügt nicht, sich nur für einige Monate die Arbeit zu machen. Jeder Kilometer ist zu dokumentieren, er muss verzeichnet sein“, sagt Dietrich Loll, Steuerberater und Geschäftsführer der ETL SteuerRecht GmbH Steuerberaterungsgesellschaft Niederlassung Berlin. Datum, Kilometerstand zu Beginn und zum Ende der Strecke, das Reiseziel, der Zweck, Name und Anschrift des jeweiligen Kunden bzw. Geschäftspartners und die Reiseroute – das wollen die Betriebsprüfer wissen. Bei privaten Zielen genügen die gefahrenen Kilometer.

Zu Letzterem entschied das Finanzgericht Niedersachsen (Az: 9 K 276/19). Ein Gesellschafter-Geschäftsführer einer GmbH nutzte den Firmenwagen auch privat. Bei einer Lohnsteuerprüfung kamen die Fahrtenbücher auf den Tisch. Da der Firmenchef nur die Ortsnamen als Reisziele vermerkt hatte und diese noch abkürzte, wurde das Fahrtenbuch nicht anerkannt. Die Richter fanden das, anders als das Finanzamt, nicht so schlimm: „Kleinere Mängel führen nicht zur Verwerfung des Fahrtenbuchs und zu Anwendung der 1-Prozent-Regelung, wenn die Angaben insgesamt plausibel sind“, kommentiert Roland Stoerring, Steuerberater der Kanzlei Wessler & Söhngen in Schwelm in Westfalen.

Grundsätzlich waren in dem Fall alle Angaben – wie die Adresse der Kunden – zwar nicht aufgezeichnet, aber leicht zu rekonstruieren. Die Anschriften fanden sich in den geführten Kundenlisten des Klägers. Hoteldaten ließen sich einfach aus den Reisekostenabrechnungen ermitteln. Auch die durch den Kläger verwendeten Abkürzungen waren verständlich. „Zwar lagen ohne Begründung geringe Differenzen zwischen dem Fahrtenbuch und einem Routenplaner vor. Diese waren aber unschädlich“, so Stoerring.