01. Januar 2016

Datensicherung im Kleinbetrieb

Datenschutz_1 Ausbau und Fassade - Datensicherung im Kleinbetrieb

Heutzutage werden auch in Kleinbetrieben alle Firmendaten per EDV ­verwaltet. Vor Datenverlust schützt nur eine permanente Datensicherung.

Umfragen zeigen immer wieder, dass insbesondere Klein-Unternehmern die Bedeutung der Datensicherung oft nicht bewusst ist. Dabei kann der Verlust von Kunden- und Auftragsdaten die Existenz eines Handwerkbetriebs ernsthaft gefährden. Da die betriebliche Buchführung ebenfalls über EDV ­erfolgt, fordert zum Beispiel der Gesetzgeber für die zur Steuerberechnung benötigten Daten eine sorgfältige ­Datensicherung.
Datenverluste entstehen zumeist durch Hardware-Defekte oder versehentliches Löschen von Dateien beziehungsweise Datenbanken. Es können natürlich auch durch PC-Diebstahl und Unglücksfälle wie Feuer oder Wasserschaden wichtige Daten verloren gehen.

Datenverlust bei Hardware-Defekt vermeiden
Die Wahrscheinlichkeit, dass die Festplatte eines PCs oder einer Workstation durch Überhitzung zerstört wird, erhöht sich mit seinem Alter. Schutz vor dem Datenverlust durch einen Hardware-­Defekt bietet beispielsweise das RAID-System. Hierbei kommen zwei paar­weise in einem Rechner angeordnete identische Festplatten zum Einsatz. ­Beide Platten speichern und löschen, verschieben oder überschreiben alle ­Daten parallel. Geht eine Platte kaputt, sind die Daten auf der anderen Platte vollständig im Original erhalten. Ein Ausfall beider Platten gleichzeitig ist extrem unwahrscheinlich. Da beide Platten immer parallel das Gleiche tun, bei fehlerhafter Bedienung oder manipulierter Software also auch Daten ­entfernen, ist das RAID-System kein Ersatz für Datensicherungsmaßnahmen.
Wirklichen Schutz gegen Datenverlust garantiert nur eine regelmäßige Datensicherung durch ein Komplett-Backup. Sie ist auch in Kleinbetrieben möglichst täglich vorzunehmen. Dadurch gehen im Schadensfall nur die Daten von ­maximal 24 Stunden verloren.

Sicherung mit externen Speichermedien
Die Datensicherung kann dabei auf verschiedenen Wegen erfolgen. Sozusagen die »klassische Methode« ist die Sicherung auf einem Bandgerät, dem sogenannten »Streamer«. Eine praktische ­Alternative ­bieten externe Festplatten. Hier muss nichts im Rechner eingebaut werden und die eigentliche Daten­sicherung ­erfolgt durch ein in modernen Windows-Versionen schon vor­installiertes Backup-Programm. Die ­externen Festplatten sind nur etwa handgroß und verfügen über einen Speicherplatz von 500 oder 1000 Gigabyte. Das leicht zu transportierende Speichermedium kann dadurch den kompletten Datenbestand einer PC-Festplatte problemlos aufnehmen.
Das erforderliche Speichervermögen lässt sich schnell ausrechnen.
Die Größe des vorhandenen Datenbestands beziehungsweise einzelner ­Dateiordner wird per Anklicken mit der Maus angezeigt. Jedes Jahr muss mit einem Daten­zuwachs von 150 Prozent gerechnet werden. Mit 1000 Gigabyte ist ein Kleinbetrieb für die nächsten zwei bis drei Jahre im Normalfall auf der ­sicheren Seite.

Vorsicht im Internet
Eine weitere Gefahrenquelle für Datenverlust stellt das Internet dar. Nicht nur das Herunterladen von Fremd-Software birgt Gefahren. Schon durch das unbedachte Öffnen von unbekannten ­E-Mails können sich vom PC-Nutzer oft unbemerkt sogenannte Computer-Viren im Büro-PC »einnisten« und Daten ausspionieren oder verändern. Durch die Weiterleitung virenverseuchter E-Mails richten sie nicht nur im firmeninternen Netzwerk Schaden an, sondern werden unter Umständen auch bei Kunden und Zulieferern »eingeschleust«.
Die Mitarbeiter sind auf die Gefahren des sorglosen Umgangs mit dem Internet immer wieder hinzuweisen. Auch eine installierte, permanent aktuali­sierte Firewall (Antiviren-Software) ­bietet keinen hundertprozentigen Schutz. Sinnvoll sind interne Regelungen zum Umgang mit E-Mails und Fremd-Software sowie auch ein Verbot, am Büro-PC aus persönlichem Interesse im Internet zu surfen.

Zentrale Datensicherungsmaßnahmen
• Daten extern speichern und archi­vieren
• Die Betriebsdaten sind laufend auf ­einem externen Speichermedium mit ausreichendem Speichervermögen zu kopieren. Dieses ist nach Feierabend an einem sicheren Ort aufzubewahren.
• Zugriffsregeln festlegen. Durch Codes oder Passwörter ist der Zugriff auf ­bestimmte Betriebsdaten nur ausgewählten Personen zu erlauben.
• Schulung der Mitarbeiter. Die Kenntnis gesetzlicher Datenschutzbestimmungen und aktueller Datensicherungsmaßnahmen sind wie der ­sichere ­Umgang mit dem Internet von Zeit zu Zeit durch eine Schulung auf den ­neuesten Stand zu bringen.

Hans-Gerd Heye,
Fachjournalist

Abbildungen: Fraunhofer-Institut, Stuttgart                                                                      Ausgabe: 2/2013

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